Gli emendamenti n. 309 al Regolamento del Gabinetto dei Ministri n. 360 del 9 giugno 2020 “Misure di sicurezza epidemiologica per limitare la diffusione dell’infezione da Covid-19” (di seguito – il Regolamento) adottati dal Consiglio dei Ministri il 18 maggio 2021 indicano che i luoghi di lavoro , squadre artistiche e sportive dilettantistiche composte da un massimo di 20 persone, così come le persone che partecipano al programma, se sono state vaccinate o ammalate di Covid-19, in una stanza, non possono usare coperture per bocca e naso e non possono osservare un distanza di due metri.
Per quanto riguarda il trattamento dei dati sanitari, spieghiamo che:
Le informazioni sullo stato di salute di una persona, ad esempio se un dipendente è stato infettato o meno da Covid-19 e se il dipendente è stato vaccinato contro Covid-19, costituiscono una categoria specifica di dati personali ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati ( di seguito Regolamento) e quindi nel sistema di archiviazione (file) o l’archiviazione di tali informazioni nel sistema elettronico è un trattamento di dati personali. Le informazioni sulla salute personale possono essere trattate solo se sussistono i motivi di cui agli articoli 6 e 9 del regolamento.
La base giuridica per ottenere informazioni sullo stato di vaccinazione o informazioni sull’incidenza del Covid-19 in questo caso è l’articolo 6, paragrafo 1, lettera e), del Regolamento – il trattamento è necessario per l’esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse per legge, e 9 Articolo 2, paragrafo 2, punto i) – il trattamento è necessario nell’interesse pubblico per la protezione di gravi minacce per la salute a carattere transfrontaliero o per garantire standard elevati di qualità e sicurezza [1] .
Il regolamento prevede un determinato gruppo di persone (datore di lavoro per i propri dipendenti, gruppo artistico amatoriale per i propri membri e squadre sportive dilettantistiche per i propri membri, emittenti per i partecipanti al programma) e determinate condizioni (luogo di lavoro, partecipazione a eventi collettivi (formazione, prove) ), programma), quando possono essere richieste informazioni sui dati sanitari di cui sopra. Solo queste persone specifiche e solo in circostanze specifiche possono richiedere alla persona di fornire la prova della vaccinazione o della malattia con Covid-19. Altre aziende, istituzioni o fornitori di servizi non sono attualmente in grado di richiedere tali informazioni, poiché la legge non prevede tale diritto.
L’Ispettorato, tenuto conto che il Regolamento non prevede procedure chiare per garantire la verifica della rispondenza delle persone ai criteri specificati nel Regolamento, fornisce le seguenti raccomandazioni in merito al rispetto dei principi del trattamento dei dati personali.
Sebbene la legislazione nazionale fornisca una chiara base giuridica per il trattamento dei dati da parte dei singoli dirigenti ( datore di lavoro, allenatore della squadra o leader della squadra amatoriale ) a seguito della situazione epidemiologica nazionale , devono anche rispettare le altre disposizioni del regolamento. In questo caso particolare, si richiama l’attenzione sui principi del trattamento dei dati di cui all’articolo 5 del Regolamento, che sottolinea che il trattamento dei dati deve essere ridotto al minimo, corretto nei confronti delle persone i cui dati sono trattati, lecito e accurato.
Secondo le informazioni pubblicate sul sito web del Ministero della Salute, una persona sarà in grado di dimostrare la vaccinazione e il Covid-19 presentando una scheda di vaccinazione, un tabulato di sanità elettronica o un certificato di un medico di famiglia o di un istituto di vaccinazione, il che significa che il responsabile ( datore di lavoro, allenatore della squadra o squadra amatoriale) Responsabile ) può essere trattato solo per la quantità di dati personali necessari per il raggiungimento dello scopo, vale a dire, è necessario notare il fatto che la persona rispetta i criteri delle regole. Non è necessario copiare un documento giustificativo per stabilire che una persona è stata vaccinata o ha contratto il Covid-19, ma è sufficiente una nota nel sistema (o registro di registrazione), che indichi il nome, il cognome e le informazioni della persona che la persona rispetta l’articolo 6 del Regolamento . e 32. 18.4. nei casi di cui al comma precedente , trattando così i dati personali al minimo e nel contempo raggiungendo la finalità.
Inoltre, va tenuto presente che, sebbene esista un quadro normativo chiaro per il trattamento dei dati personali per uno scopo specifico, deve comunque essere possibile assicurarne la tempestiva e corretta distruzione entro la data prevista. dati più a lungo del necessario.
Al fine di garantire il trattamento dei dati personali ai sensi del Regolamento:
Non può:
- copiare un documento che attesti la vaccinazione o la malattia con Covid-19;
- riscrivere tutte le informazioni sul contenuto contenute nel certificato di vaccinazione o vaccinazione Covid-19. Ad esempio, un’organizzazione non ha bisogno di raccogliere informazioni sulla data della vaccinazione, sul vaccino specifico o se una persona è stata vaccinata o malata;
- conservare le informazioni sulla persona in particolare più a lungo del necessario per raggiungere lo scopo (obiettivo). Ad esempio, dato che le informazioni stanno cambiando, un’organizzazione può aggiornare le informazioni su base mensile eliminando l’elenco precedente ed eliminando l’ultimo elenco quando tali regole non esistono più;
- ottenere e trasferire informazioni a terzi. Ad esempio, non esiste una base giuridica per cui un datore di lavoro chieda al centro di vaccinazione di fornire informazioni sui lavoratori vaccinati, né esiste una base legale per trasmettere queste informazioni ai propri partner o ad altri club artistici o sportivi dilettantistici.
Può essere:
- tenere traccia delle persone che sono state vaccinate o che hanno contratto il Covid-19, indicando nome, cognome e una nota che la persona rispetta i criteri di cui al Regolamento;
- istruire i dipendenti che lavorano di persona ad informare le persone responsabili se lo status del dipendente (membro del club) cambia e lui o lei non è più conforme ai criteri del Regolamento;
- Tieni traccia di quei dipendenti che lavorano faccia a faccia. Se il dipendente lavora a distanza, non vi è motivo di richiedergli il rispetto dei criteri del Regolamento.
L’Ispettorato sottolinea che il Regolamento non prevede registrazioni scritte obbligatorie di conformità ai criteri (in un giornale o sistema informativo). Conseguentemente è possibile effettuare una verifica in loco del rispetto dei criteri, presentando ogni volta un certificato senza trattare dati personali scritti. In tali casi, il trattamento di tali dati personali non sarà soggetto ai requisiti del Regolamento, in quanto le registrazioni non saranno conservate in un file o in forma elettronica .
Se il datore di lavoro, l’allenatore della squadra o il leader della squadra amatoriale non registra informazioni sulla persona specifica (dipendente, squadra o membro della squadra amatoriale) per un certo periodo di tempo, ma ogni volta organizza un evento, una riunione, una prova all’interno di una squadra specifica fino a 20 persone verificano che una persona sia stata vaccinata o abbia contratto il Covid-19, che il trattamento dei dati personali non rientri nell’ambito di applicazione del Regolamento e le sue disposizioni non si applichino.
Nei casi in cui i collettivi non sono grandi ed è possibile identificare 20 persone specifiche, l’Ispettorato non vede la necessità di creare alcuna documentazione scritta speciale, in quanto la verifica dei criteri del Regolamento può essere assicurata anche dalla verifica in loco, ridurre al minimo il trattamento dei dati personali senza applicare i requisiti del regolamento. Ad esempio, se una squadra sportiva ha 20 membri che si allenano ogni settimana, un allenatore che conosce tutti i membri della squadra e si è assicurato una volta che tutti i membri della squadra sono stati vaccinati non dovrebbe essere tenuto a presentare un certificato prima di ciascuno formazione, come questa In questo caso, il rispetto del criterio non può cambiare. Ciò si applicherebbe anche ai casi in cui una persona partecipa a un programma.
[1] i) il trattamento è necessario nell’interesse pubblico, come la protezione contro gravi minacce transfrontaliere per la salute o elevati standard di qualità e sicurezza, tra l’altro per i medicinali o dispositivi medici, sulla base di legislazione che preveda misure adeguate e specifiche per proteggere i diritti e le libertà dell’interessato, in particolare il segreto professionale;