SIA “Jāņi līgojas” a conçu P. comme candidat pour le poste d’Expert Senior après un processus de recrutement.
SIA “Jāņi līgojas” et P. ont conclu un contrat de travail. Considérant les exigences établies par la législation de travail, SIA “Jāņi līgojas” demande à P. d’envoyer une copie de son passeport ou de sa carte d’identité à l’adresse électronique de la société avant de mettre fin au contrat de travail.
Peter, qui craignait les pirates et doutait de la légalité de la demande, a communiqué avec l’Inspection des données:
Est-ce que SIA “Jāņi līgojas” peut demander une copie de la carte d’identité qui sera envoyée par courriel lorsqu’elle conclura un contrat de travail? Quelles données l’entreprise peut-elle demander pour mettre fin à un contrat de travail ?
L’article 6, paragraphe 1, lettre b) du Règlement général sur la protection des données s’applique à la conclusion d’un accord de travail – le traitement des données à caractère personnel est nécessaire à l’exécution ou à la conclusion d’un contrat.
Afin de conclure un contrat de travail, l’employeur doit obtenir le nom, le nom, le numéro personnel d’identification et l’adresse de l’employé, tel que requis par l’article 40, paragraphe 2 et 1 de la loi sur le travail. En outre, le contrat de travail comprend une clause salariale, pour cette raison des informations sur le compte bancaire seront nécessaires pour l’employeur afin de remplir sa partie du contrat en partageant de l’argent.
L’Inspection des Données de l’Etat explique que pour l’identification de l’employé et pour l’insertion des données nécessaires au contrat, il n’est pas nécessaire de copier une carte d’identité, mais il suffit que l’employé la présente [1], pendant ce temps, le responsable du traitement copie les données personnelles requises pour le contrat – nom, prénom, numéro d’identification personnel.
Pendant la pandémie, lorsque la prise en charge et la conclusion du contrat à distance ont été organisées – l’employeur, afin de se conformer à l’exigence légale selon laquelle l’employé doit présenter une carte d’identité personnelle au moment de la conclusion du contrat, demandait au candidat d’envoyer une copie de la carte d’identité personnelle à une adresse courriel.
L’Inspection Nationale des Données rappelle l’attention sur le fait que ce traitement de données à caractère personnel a non seulement une base juridique, mais il crée les risques qu’une copie de la carte d’identité tombe entre les mains de tiers.
Selon l’Inspection nationale des données, cette exigence peut être satisfaite par l’employeur, par exemple, en organisant un appel vidéo dans lequel il est demandé au demandeur de s’identifier en présentant une carte d’identité personnelle.
[1] Droit du travail, article 35, paragraphe 1, partie 1 – au moment de la conclusion du contrat de travail, le demandeur est tenu de présenter une carte d’identité.