Objectifs:

La Gestion des Documents et du Contenu (Document and Content Management) consiste à contrôler l’acquisition, la conservation, l’accès et l’utilisation des données et des informations archivées en dehors des bases de données relationnelles (relational databases). Sa tâche consiste à préserver l’intégrité des documents et autres informations non structurées ou semi-structurées, tout en permettant leur accès, ce qui l’apparente à une série d’opérations de gestion des données liées aux bases de données relationnelles. Mais cela a aussi des objectifs stratégiques: il existe en effet de nombreuses organisations dont les données non structurées ont une relation directe avec les données structurées. Les choix concernant la gestion de ce contenu doivent donc être appliqués de manière cohérente. En outre, les documents et contenus non structurés doivent être de haute qualité et sécurisés, tout comme les autres types de données. Assurer la sécurité et la qualité nécessite un contrôle, une architecture fiable et une bonne gestion des Métadonnées.

Activitées menées par notre Équipe:

Planification de la gestion du cycle de vie

Les activités de gestion des documents comprennent la planification du cycle de vie d’un document, depuis sa création ou sa réception jusqu’à sa destruction éventuelle, en passant par sa distribution, son stockage et sa récupération. La planification comprend le développement d’un système de classification/indexation et de taxonomies qui permettent la conservation et la recherche des documents. Autre aspect important, la planification du cycle de vie nécessite la création de politiques spécifiques pour les documents.

Gestion du cycle de vie

• Acquisition du contenu et des documents: l’acquisition du contenu est la première étape pour pouvoir le gérer. Le contenu électronique est souvent dans un format adapté au stockage dans des référentiels numériques. Pour réduire le risque de perte ou de détérioration des documents, le contenu papier doit être scanné et téléchargé dans le système de l’entreprise, indexé et archivé dans des référentiels. Lorsque le contenu est acquis, il doit être étiqueté avec les métadonnées appropriées, telles qu’un identifiant de document ou d’image, la date et l’heure d’acquisition, le titre et l’auteur. Les métadonnées sont nécessaires à la recherche d’informations et à la compréhension de la portée du contenu. Les flux de travail automatisés et les technologies de reconnaissance peuvent faciliter le processus d’acquisition et d’insertion en fournissant des pistes d’audit.
• Gestion des Versions et Contrôle: la norme ANSI 859 prévoit trois niveaux de contrôle des données, en fonction de la criticité des données et des dommages perçus en cas de corruption ou d’indisponibilité: contrôle formel, de révision et de conservation:
  • Le contrôle formel nécessite une initialisation formelle du changement, par une analyse d’impact de choix de le Change Authority et d’une évaluation complète de l’état de la mise en œuvre et de la validation pour les parties intéressées.
  • Le contrôle de révision est moins formel: il consiste à informer les parties intéressées et à mettre à jour les versions lorsqu’un changement est nécessaire.
  • Le contrôle de conservation est le moins formel, nécessitant simplement une méthodologie de souvegarde et de récupération sécurisée.
• Sauvegarde et récupération: le système de gestion des documents/records doit être inclus dans les activités générales de sauvegarde et de récupération, y compris la planification de la continuité des activités et de la récupération en cas d’indisponibilité des données. Un programme de sauvegarde des documents essentiels permet à l’entreprise d’accéder aux documents nécessaires à la poursuite de ses activités, même en cas de sinistre, et de reprendre ses activités normales après le sinistre. Les documents d’importance vitale doivent être identifiés et des plans de protection et de récupération doivent être élaborés et mis en œuvre.
• Gestion de la conservation et de l’élimination: une gestion efficace des documents/records nécessite des politiques et des procédures claires, notamment en ce qui concerne la conservation et l’élimination des documents. Une politique de conservation et d’élimination définit quand les documents ayant une valeur opérationnelle, juridique, fiscale ou historique doivent être gérés. Elle définit le moment où les documents inactifs peuvent être transférés vers des installations de stockage secondaires, telles que le stockage hors site. La politique précise également les processus à respecter, ainsi que les méthodes et les délais d’élimination des documents.
• Audits des documents/records: la gestion des documents/record nécessite des audits périodiques pour s’assurer que les bonnes informations parviennent aux bonnes personnes au bon moment pour la prise de décision ou les activités opérationnelles.

Publication et Diffusion de Contenus

• Donner l’Accès, Recherche et Récupération: une fois que le contenu a été décrit par des métadonnées/mots-clés l’étiquetant et le classant dans l’architecture d’information appropriée, il est disponible pour la recherche et l’utilisation. Les portails qui permettent de gérer des profils d’utilisateurs peuvent aider ces derniers à trouver des fichiers non structurés. Les moteurs de recherche permettent d’extraire des documents à partir de mots-clés; certaines organisations utilisent des moteurs de recherche internes pour permettre à leurs employés d’extraire des informations.
• Diffusion par des canaux appropriés: Nous sommes confrontés à un changement dans les attentes en matière de diffusion (livraison), car les utilisateurs de contenu exigent désormais de pouvoir consommer et utiliser le contenu à partir de l’appareil de leur choix. Il existe un risque que tout contenu modifié doive être restauré dans son format d’origine.