Veranstalter von Seminaren, Konferenzen, Workshops, Tagungen, Kongressen, Beratungen und ähnlichen Veranstaltungen müssen bei der Erhebung und Nutzung der personenbezogenen Daten der Teilnehmer die Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten einhalten und darauf achten, wie sie die personenbezogenen Daten der Teilnehmer rechtmäßig erhalten Teilnehmer, wie man sie richtig informiert, welche Bedingungen gelten und wie lange sie aufzubewahren sind.
Auch die Teilnehmer dieser Veranstaltungen haben das Recht zu erfahren, wem sie ihre Daten anvertrauen und was sie damit machen. In der Praxis ist zu beobachten, dass viele Veranstalter Einzelpersonen nicht ausreichend darüber informieren, warum sie bestimmte personenbezogene Daten benötigen, welche Daten verpflichtend sind (können) und welche nicht, unter welchen Bedingungen sie veröffentlicht werden dürfen und welche Rechte die Teilnehmer haben.
Mit den überarbeiteten Richtlinien, die die Bestimmungen des neuen Gesetzes zum Schutz personenbezogener Daten (ZVOP-2) berücksichtigen, möchte der Informationsbeauftragte die Pflichten von Veranstaltern bei der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten möglichst verständlich darstellen wie möglich zu informieren und ihnen nützliche Anweisungen und praktische Beispiele zur Verfügung zu stellen, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten.
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