Quando creano l’immagine pubblica dell’azienda e pubblicano informazioni sui suoi eventi e risultati attuali, i datori di lavoro tendono a includere informazioni su dipendenti specifici in tali pubblicazioni, ad esempio sulla loro partecipazione a un progetto o una conferenza.
Finché il dipendente lavora per l’azienda, è comprensibile il motivo per cui viene menzionato nelle pubblicazioni. Tuttavia, sorge la domanda su cosa succede a queste informazioni quando il dipendente lascia l’azienda. Un datore di lavoro può rifiutarsi di cancellare le informazioni su un ex dipendente incluse in pubblicazioni come i comunicati stampa se il dipendente lo richiede?
Valdis viene menzionato nel sito web dell’azienda, dove vengono descritti lo stato di avanzamento della realizzazione di un progetto gestito da Valdis ed i risultati raggiunti. Sebbene la pubblicazione non causi conseguenze negative per Valdia, egli non vuole più essere associato al suo precedente posto di lavoro, quindi dopo aver lasciato il lavoro, chiede di cancellare il suo nome e le foto in cui appare.
Sebbene gli ex dipendenti abbiano il diritto di richiedere la cancellazione dei propri dati personali , va inteso che tale diritto non è assoluto. Tali diritti si applicano solo ai casi specificati nel Regolamento Dati e sono legati alla finalità e alla base giuridica dello specifico trattamento dei dati.
Ad esempio, una richiesta di cancellazione deve essere soddisfatta se:
- i dati non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati originariamente raccolti;
- l’interessato revoca il consenso al trattamento;
- l’interessato si oppone al trattamento effettuato nel legittimo interesse del datore di lavoro e non sussiste altro fondamento giuridico prevalente.
Cancellazione delle informazioni pubblicate nell’interesse legittimo del datore di lavoro
Tenendo conto che lo scopo delle pubblicazioni aziendali è solitamente la promozione di attività commerciali, questo tipo di trattamento, compresi i dati personali del dipendente, sarà molto spesso giustificato dagli interessi legittimi del datore di lavoro, pertanto, nel seguito della spiegazione , valuteremo ciò che dovrebbe essere preso in considerazione nel caso dell’applicazione di tale base giuridica, se riceviamo da un ex dipendente una richiesta di cancellazione dei tuoi dati.
Se un ex dipendente richiede di cancellare i propri dati personali da questo tipo di pubblicazione, i datori di lavoro possono in alcuni casi rifiutarsi di farlo sulla base degli interessi legittimi dell’azienda , se è stato effettuato un test comparativo e di conseguenza è stato ha stabilito che gli interessi del dipendente nel caso specifico non prevalgono sugli interessi dell’azienda. D’altro canto, per quanto riguarda i dipendenti delle istituzioni pubbliche, la conservazione di tali informazioni può essere nell’interesse pubblico, ad esempio affinché sia chiaro alla gente come sono state prese le decisioni importanti per il pubblico.
Pertanto, nella situazione sopra descritta, nel valutare l’adempimento della richiesta, l’ex datore di lavoro di Valda deve determinare quale sia lo scopo della pubblicazione, la sua importanza nel funzionamento dell’azienda, nonché tenere conto dell’impatto della disponibilità di questa pubblicazione su Valda.
Dovrebbero essere cancellati: nel periodo precedente al Family Day, i dipendenti dell’azienda hanno condiviso storie su come hanno trascorso del tempo con i loro cari pubblicando foto delle loro attività. Valdis ha anche condiviso la sua storia di come lui, sua moglie e i suoi figli praticano sport insieme. Considerando che queste informazioni non sono correlate all’attività dell’azienda, Valdis ha chiesto di eliminare questo contenuto e l’ex datore di lavoro dovrebbe soddisfare questa richiesta.
Da non cancellare: Valdis è stato menzionato in un comunicato in cui si descriveva lo sviluppo di un nuovo prodotto nel quale era coinvolto come project manager. In questo caso, il datore di lavoro può rifiutarsi di cancellare queste informazioni, perché la pubblicazione è legata agli obiettivi commerciali e allo sviluppo dell’azienda, nonché importante per potenziali clienti e partner di cooperazione.
Nel valutare la richiesta dell’ex dipendente possono risultare importanti i seguenti aspetti:
- Importanza della pubblicazione per il datore di lavoro. Tali pubblicazioni possono essere importanti per promuovere un’azienda, costruire la sua reputazione e documentarne la storia e lo sviluppo. Le informazioni incluse nella pubblicazione sul ruolo del dipendente possono essere una parte essenziale di questa pubblicazione, rappresentando la professionalità e i valori dei dipendenti dell’azienda nel loro insieme. Inoltre, il dipendente potrebbe essere menzionato in molte pubblicazioni, pertanto eliminare tali pubblicazioni potrebbe significare eliminare o rendere incompleta gran parte delle informazioni pubbliche.
- Aspettative dell’interessato. L’ex dipendente poteva ragionevolmente aspettarsi che i dati continuassero ad essere utilizzati in questo modo anche dopo la sua partenza? Qual è il ruolo dell’ex dipendente nel plasmare l’immagine pubblica dell’azienda? La pubblicazione può essere in qualche modo poco lusinghiera per il dipendente? Se l’ex dipendente ricoprisse una posizione di rilievo o partecipasse alle comunicazioni pubbliche dell’organizzazione come parte del suo lavoro, potrebbe aspettarsi che le informazioni sul suo ruolo storico nelle operazioni dell’azienda rimangano disponibili al pubblico.
- Minimizzazione dei dati. Il datore di lavoro deve garantire che la pubblicazione, disponibile anche quando il dipendente non lavora più per l’azienda, contenga solo i dati necessari a garantire gli interessi dell’azienda. Ad esempio, potrebbero essere conservate informazioni relative all’attività professionale di un ex dipendente all’interno dell’azienda, ma non informazioni sulla sua vita privata.