Gli organizzatori di seminari, conferenze, workshop, riunioni, congressi, consultazioni ed eventi simili devono rispettare la legislazione sulla protezione dei dati personali quando ottengono e utilizzano i dati personali dei partecipanti e prestare attenzione a come ottenere legalmente i dati personali dei partecipanti, come informarli adeguatamente, quali condizioni si applicano e per quanto tempo conservarli.

I partecipanti a questi eventi hanno anche il diritto di sapere a chi affidano i propri dati e cosa ne faranno. In pratica, si può osservare che molti organizzatori non informano adeguatamente le persone sul motivo per cui hanno bisogno di determinati dati personali, quali dati sono (potrebbero) essere obbligatori e quali no, a quali condizioni possono essere pubblicati e quali diritti hanno i partecipanti.

Con le linee guida riviste, che tengono conto delle disposizioni della nuova legge sulla protezione dei dati personali (ZVOP-2), il commissario per l’informazione vuole presentare gli obblighi degli organizzatori di eventi nella raccolta e nell’utilizzo dei dati personali nel modo più comprensibile modo possibile, e fornire loro istruzioni utili ed esempi pratici per garantire la tutela dei dati personali.

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