Le amministrazioni possono consentire al pubblico di consultare online una parte del proprio database: si tratta degli open data (database aperto). Il CNIL e il CADA presentano le procedure per mettere in linea questi documenti e riutilizzarli.
Quali sono gli obblighi di pubblicazione online?
Gli obblighi di pubblicazione on line riguardano i documenti amministrativi ai sensi della CRPA, ovvero qualsiasi documento prodotto o ricevuto dall’amministrazione nell’ambito di una missione di servizio pubblico.
Quali tipi di documenti amministrativi sono interessati?
I documenti amministrativi possono assumere molte forme (file, rapporti, studi, rapporti, verbali, statistiche, direttive, istruzioni, circolari, codici sorgente, ecc.) E adottare qualsiasi mezzo (scritto, registrazione sonora o visiva, forma digitale o IT).
Questi possono essere documenti detenuti da:
- lo stato;
- autorità locali;
- altre persone di diritto pubblico;
- persone di diritto privato .
Per stabilire se a un privato sia affidata una missione di servizio pubblico, nel silenzio dei testi, è necessario verificare:
- se il privato svolge una missione di interesse generale sotto il controllo dell’amministrazione e se è dotato a tal fine di prerogative di potere pubblico;
- o, in assenza di tali prerogative, se, tenuto conto dell’interesse generale della sua attività, delle condizioni della sua creazione, organizzazione o funzionamento, degli obblighi ad essa imposti nonché delle misure adottate per verificare che gli obiettivi ad essa assegnati siano raggiunti, risulta che l’amministrazione intendeva affidarle tale missione.
Quali documenti sono di natura amministrativa?
Sono di natura amministrativa i documenti che hanno un legame sufficientemente diretto con l’esercizio delle missioni di servizio pubblico o che ripercorrono le condizioni in cui l’ente privato esercita la sua missione di servizio pubblico.
Sono esclusi da questo elenco i documenti relativi al solo funzionamento interno di tale organo.
Tuttavia, sebbene non siano collegati a missioni di servizio pubblico, i documenti relativi alla gestione del dominio privato di soggetti pubblici sono ora soggetti al regime di accesso ai documenti amministrativi.
Quando deve essere datato il documento?
Il documento deve esistere alla data della richiesta. Quando non esiste in quanto tale, il documento deve poter essere creato mediante elaborazioni automatizzate di uso comune (ovvero utilizzando un programma informatico di facile gestione e disponibile al servizio. chi possiede il database);
In altre parole, l’amministrazione non è tenuta, salvo disposizioni particolari, a predisporre un documento per rispondere ad una richiesta né a digitalizzare un documento di cui dispone esclusivamente in forma cartacea per la sua messa in rete. Tuttavia, la creazione di un documento può essere imposta all’amministrazione quando un obbligo di pubblicazione comporta la creazione di un documento ad hoc . È il caso, ad esempio, della pubblicazione delle regole che definiscono le principali elaborazioni algoritmiche o in termini di informazioni ambientali.
- il diritto di accesso e gli obblighi di pubblicazione online non si applicano, in teoria, né ai documenti incompiuti, cioè che non hanno acquisito la loro versione definitiva, né ai documenti preparatori purché la decisione che si stanno preparando non è intervenuto o che l’amministrazione ha rinunciato. In quest’ultimo caso si fa riferimento ai documenti che fanno parte di un processo decisionale determinato come parere preventivo. Non sono invece considerati preparatori i documenti che possono essere allegati ad una ipotetica decisione dell’amministrazione.
- le amministrazioni non sono tenute a pubblicare gli archivi pubblici risultanti dalle operazioni di selezione previste dal codice dei beni (articoli L. 212-2 e L. 212-3 ).
Nota: gli obblighi di pubblicazione in linea come di seguito dettagliato non implicano la distribuzione dei documenti in questione nella loro interezza. Le amministrazioni, infatti, saranno tenute a considerare la necessità di nascondere alcune informazioni non comunicabili o di rendere anonimo il documento.
Quale può essere il contenuto dei documenti pubblicati?
Il contenuto del documento amministrativo, per essere reso pubblico, deve essere comunicabile a chiunque. Se contiene dati personali, questo documento può essere distribuito solo a determinate condizioni.
L’invio on line di un atto amministrativo da parte di un privato (associazione, organo di stampa, ecc.) Non è disciplinato dalle presenti norme, ma da quelle applicabili al riutilizzo delle informazioni pubbliche.
Il documento deve essere comunicabile a chiunque
Per soddisfare questa condizione, il documento, che deve essere compilato e non essere propedeutico a una decisione amministrativa da prendere, non deve contenere dati coperti da un segreto protetto dalla CRPA.
Quali sono i metodi di distribuzione online?
Quando un’amministrazione desidera pubblicare dati personali online, deve applicare i principi del GDPR. Quali sono le regole applicabili per la distribuzione?
Tenendo conto degli obblighi derivanti dal GDPR
Nei casi in cui sia autorizzata la diffusione dei dati personali, la pubblicazione dei documenti amministrativi in ” dati aperti “ deve essere effettuata nel rispetto del GDPR.
Come riutilizzare i dati diffusi?
Quando le informazioni sono pubblicate dalle amministrazioni, possono essere riutilizzate da chiunque lo desideri, ma a determinate condizioni stabilite dalla CRPA e dal GDPR.
Gli obblighi previsti dalla CRPA per il riutilizzo
In linea di principio, le informazioni pubbliche che compaiono nei documenti comunicati o pubblicati dalle amministrazioni possono essere utilizzate da qualsiasi persona (fisica o giuridica, pubblica o privata) che desideri, per scopi diversi da quelli della missione di servizio pubblico per esigenze per le quali i documenti sono stati prodotti o ricevuti.
Sono quindi liberamente riutilizzabili:
- dati che compaiono nei documenti pubblicati dall’amministrazione
- dati che compaiono in documenti comunicati dall’amministrazione o per i quali la comunicazione costituisce un diritto, fermo restando il rispetto di eventuali obblighi di riservatezza (vedi sopra).
Il riutilizzo dei dati non dipende dal regime legale in base al quale è avvenuta la loro comunicazione o pubblicazione (CRPA o altri obblighi legali o regolamentari).
Gli obblighi previsti dal GDPR per il riutilizzo
Per i documenti la cui divulgazione è un diritto di qualsiasi persona ai sensi del titolo I ° del libro III del PACR e da altre leggi, e le informazioni che è stato pubblicamente diffuso è conforme ai requisiti di cui agli articoli L 312-1 alla L. 312-1-2, non è più necessario acquisire il consenso degli interessati, anonimizzarli o avvalersi di una disposizione legislativa o regolamentare che ne autorizzi espressamente il riutilizzo.
Tuttavia, il riutilizzatore di documenti contenenti tali dati diventa a sua volta responsabile del trattamento, intendendo la nozione di trattamento in senso lato (quindi la ridistribuzione dei dati inizialmente diffusi come ” dati aperti ” costituisce effettivamente trattamento di dati personali).
FONTE: AUTORITA’ PER LA PROTEZIONE DEI DATI DELLA FRANCIA – CNIL