I genitori e i responsabili della protezione dei dati del settore dell’istruzione si rivolgono a UODO con numerose domande sul trattamento dei dati personali durante il reclutamento in corso nelle scuole e negli asili. I loro dubbi sono sollevati da ambito dei dati richiesti nelle domande di assunzione o periodo di conservazione dei dati personali dei candidati.

reclutamento

Davanti ai genitori, un momento importante per scegliere un istituto di istruzione, cioè una scuola o un asilo nido, per i loro figli. I bambini in età prescolare e gli alunni sono ammessi alle scuole e agli asili dopo il reclutamento In base alla domanda compilata dal genitore, il direttore dell’istituzione decide in merito all’ammissione del bambino. 

Legge educativa nell’art. 150 e 151 indica il contenuto della domanda e della domanda di ammissione del bambino all’asilo, alla scuola e ad altre strutture e gli allegati necessari. Questi dati ─ elencati nell’art. 150 paragrafo 1 ─ sono trattati al fine di attuare l’obbligo legale che l’amministratore ha (Articolo 6 (1) (c) del GDPR). Pertanto, l’amministratore (scuola / scuola materna / altra istituzione educativa) non deve ottenere il consenso dei genitori dei bambini per elaborare i dati contenuti in queste domande.

Vale la pena notare che – in conformità con le disposizioni educative – quando si parla di genitori, dovrebbe essere compreso anche: i tutori legali o le persone che si prendono cura di un bambino.

 L’ambito dei dati personali da includere nella domanda

Le disposizioni di legge sull’istruzione di cui sopra indicano la portata dei dati personali che include la domanda di ammissione a un istituto di istruzione. 

Questi sono i dati personali del candidato, inclusi suo: nome, cognome, data di nascita, numero di previdenza sociale e indirizzo di residenza. I regolamenti indicano anche il trattamento dei dati personali dei genitori del candidato, tuttavia differenziano la portata dei dati raccolti a seconda che il candidato sia adulto o meno.

La domanda deve inoltre essere corredata di documenti attestanti la conformità del candidato ai criteri specificati nella legge.

In una situazione in cui, ad esempio, il numero di candidati risulta essere superiore a quello previsto dalla scuola, le disposizioni presuppongono la necessità di allegare documenti aggiuntivi alla domanda, ad esempio un verdetto finale del tribunale della famiglia che dichiari il divorzio o la separazione o un certificato di morte, una dichiarazione di genitore single e di non avere figli con il genitore o una dichiarazione di reddito per persona nella famiglia del candidato (se l’autorità principale ha fissato il criterio di reddito per persona nella famiglia del candidato).  

Come altro esempio di presentazione di documenti aggiuntivi nel processo di assunzione, è possibile elencare i candidati che richiedono l’ammissione alle scuole primarie pubbliche con un profilo sportivo. Devono presentare un certificato medico rilasciato da un medico di base presso la scuola, indicando il loro stato di salute che consente loro di studiare in queste scuole.

A questo punto, vale la pena notare che l’UODO riceve domande relative al processo di reclutamento, segnalando la raccolta di dati da parte delle scuole, come: numero PESEL, numero e serie di carte d’identità dei genitori del candidato.

 In questo caso, la raccolta di tali dati costituisce una violazione non solo della Legge sull’istruzione, ma anche dei principi (inclusi legalismo, proporzionalità e minimizzazione) di cui all’art. 5 GDPR. Le norme di legge sull’istruzione relative al contenuto di una domanda di ammissione all’asilo, alla scuola (articoli 150 e 151) non scambiano i dati dei genitori sotto forma di un numero PESEL, un numero ID e una serie (al contrario, ad esempio, del numero PESEL del candidato) con quelli che la scuola (scuola materna) può richiedere come parte del reclutamento.

 Obbligo di informazione

Durante il reclutamento, l’autorità che gestisce l’asilo o la scuola raccoglie molti dati non solo sul bambino stesso, ma anche sui suoi genitori. Ecco perché è così importante informare correttamente genitori e studenti su ciò che accadrà con questi dati (ad es. Chi è il loro amministratore, su quale base vengono elaborati, per quale scopo e per quale periodo).

La legge sull’istruzione consente di condurre procedure di assunzione utilizzando i sistemi IT. In tale situazione, è possibile preparare un modulo elettronico contenente la relativa clausola informativa, che dovrebbe essere il suo elemento necessario. Va inoltre ricordato che qualsiasi comunicazione condotta dall’amministratore con gli interessati deve soddisfare i requisiti pertinenti. 

Tutte le informazioni fornite ai destinatari, anche ai sensi dell’art. 13 e 14 del GDPR, in particolare devono assumere una forma trasparente, comprensibile e facilmente accessibile, il che significa che devono essere scritti in un linguaggio chiaro e semplice, specialmente se rivolti ai bambini.

Archiviazione dei dati

Vale la pena notare che i dati ottenuti durante la procedura di assunzione sono conservati non oltre la fine del periodo in cui lo studente utilizza l’istruzione prescolare in un determinato asilo o frequenta una determinata scuola. Tuttavia, i dati personali dei candidati soccombenti vengono conservati per un anno, a meno che non sia stata presentata una denuncia al tribunale amministrativo contro la decisione del preside dell’asilo, della scuola o dell’istituzione e il procedimento non è stato portato a termine con una sentenza definitiva.

Pubblicazione di elenchi di studenti ammessi a scuola

I risultati delle assunzioni vengono resi pubblici, fornendo il nome e il cognome del candidato e l’annotazione, indipendentemente dal fatto che sia stato accettato o meno dall’istituto.

Tali elenchi sono collocati in un luogo visibile presso la sede di un determinato asilo, scuola o altra istituzione. Dovrebbero contenere il nome e il cognome dei candidati in ordine alfabetico e il numero più basso di punti per l’ammissione.

Finora, i direttori delle istituzioni non hanno fornito elenchi relativi ai dati personali sopra menzionati, ad esempio su siti Web o social network, comprese le pagine delle scuole.

In connessione con l’attuale situazione epidemica – in conformità con i nuovi regolamenti emanati sulla base della legge coronavirus – i risultati della procedura di assunzione sotto forma di liste di candidati di cui all’art. 158 sezione 1 e 3 della Legge sull’istruzione, saranno inoltre resi pubblici sui siti Web di queste unità. 

Secondo l’opinione di UODO, tuttavia, non è consentito pubblicare questi elenchi sui social network o sui fanpage delle istituzioni educative.

Prima di divulgare i dati, l’amministratore dovrebbe analizzare il rischio associato alla pubblicazione di elenchi su Internet. Il principio della riduzione al minimo dei dati o delle restrizioni di archiviazione è importante. 

Pertanto, i dati devono essere elaborati in modo limitato e non più del necessario per gli scopi per i quali i dati vengono elaborati. Tuttavia, UODO raccomanda agli amministratori di utilizzare le comunicazioni elettroniche e di informare individualmente il candidato e i suoi genitori sui risultati del reclutamento.

Allo stesso tempo, secondo l’UODO, dopo la temporanea limitazione del funzionamento delle unità del sistema educativo, sarebbe necessario rimuovere dal sito web gli elenchi dei candidati ammessi e inserirli nella bacheca dell’istituzione.

FONTE: AUTORITA’ PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI DELLA POLONIA