Alla luce del recente aumento del telelavoro, reso necessario dalle misure di mitigazione COVID-19, nonché dall’aumento del numero di contatti online con amici e familiari, il numero di persone che hanno tenuto conferenze e videochiamate è aumentato notevolmente. 

Ciò ha anche portato le persone a utilizzare app e servizi che potrebbero non aver utilizzato in precedenza o che ora utilizzano per motivi diversi, ad esempio utilizzando un’app che di solito usano per scopi personali ora viene usata anche per scopi lavorativi o viceversa.

Sono state sollevate preoccupazioni su come utilizzare queste tecnologie per rimanere in contatto con colleghi e persone care in modo sicuro e protetto e garantendo un livello adeguato di protezione dei dati.

Ecco alcuni suggerimenti per aiutare sia gli individui che le organizzazioni (come i datori di lavoro che potrebbero introdurre accordi di videoconferenza nuovi o aumentati per i dipendenti) utilizzare questi servizi in modo sicuro.

Suggerimenti per gli individui

• Assicurati che il dispositivo che utilizzi per le videochiamate abbia gli aggiornamenti necessari, come gli aggiornamenti del sistema operativo (come iOS o Android) e gli aggiornamenti software / antivirus (e assicurati che in primo luogo abbia un software di sicurezza antivirus / online).
• Prova a utilizzare i servizi di cui conosci e di cui ti fidi, che hanno svolto alcune ricerche e / o che sono stati controllati e suggeriti dal tuo datore di lavoro, ecc., Per le videoconferenze o le videochiamate.
• Prenditi del tempo per leggere la politica sulla privacy o sulla protezione dei dati del servizio per essere sicuro con chi i tuoi dati personali vengono condivisi, dove verranno archiviati o elaborati e per quali scopi verranno utilizzati, tra le altre informazioni.
• Pensa due volte a quali autorizzazioni per dati o sensori ti vengono chieste: hai davvero bisogno di condividere la tua posizione o il tuo elenco di contatti per esempio? A cosa serviranno quei dati?
• Se la protezione dei dati o le informazioni sulla privacy sono inadeguate o troppe informazioni o si cerca l’accesso al dispositivo, è necessario diffidare della condivisione dei dati personali con questo servizio e potrebbe essere necessario prendere ulteriori provvedimenti o prendere in considerazione un altro servizio.
• Assicurati che il tuo dispositivo sia utilizzato in un luogo sicuro, ad esempio tieni d’occhio ciò che (o chi) può essere visto dalla tua fotocamera e assicurati di disconnetterti, silenziare o disattivare il video, a seconda dei casi, quando lasci o porti una pausa.
• Considera la protezione dei dati e i diritti sulla privacy di altri prima di pubblicare o condividere una foto o un video di una videochiamata che contenga i loro dettagli di immagine, voce e / o contatto.

Suggerimenti per le organizzazioni

• I dipendenti devono utilizzare i fornitori di servizi a contratto per le comunicazioni relative al lavoro. Assicurati di essere soddisfatto delle funzionalità di privacy e sicurezza dei servizi che chiedi loro di utilizzare. L’uso ad hoc di app o servizi da parte di individui non dovrebbe essere incoraggiato.
• Cerca di garantire che i dipendenti utilizzino account di lavoro, indirizzi e-mail, numeri di telefono, ecc., Ove possibile, per le videoconferenze sul lavoro, per evitare la raccolta non necessaria dei loro contatti personali o dettagli sui social media.
• Assicurati che vengano fornite politiche e linee guida organizzative chiare, comprensibili e aggiornate a coloro che utilizzano la videoconferenza, in modo che sappiano quali regole seguire e quali misure adottare per ridurre al minimo i rischi di protezione dei dati. Ciò dovrebbe includere informazioni sui controlli forniti dai servizi e disponibili per proteggere la loro sicurezza, i loro dati e le loro comunicazioni.
• Implementare e / o consigliare ai dipendenti di implementare adeguati controlli di sicurezza come controlli di accesso (come l’autenticazione a più fattori e password univoche efficaci) e limitare l’uso e la condivisione dei dati a ciò che è necessario.
• Laddove i servizi di videoconferenza debbano essere utilizzati per motivi organizzativi, disporre di una politica coerente in merito a quali servizi vengono utilizzati e come, e se possibile offrire tramite VPN o accesso alla rete remota.
• Evitare la condivisione di dati aziendali, posizioni di documenti o collegamenti ipertestuali in qualsiasi struttura di “chat” condivisa che può essere pubblica in quanto potrebbero essere elaborati dal servizio o dal dispositivo in modi non sicuri.

FONTE: AUTORITA’ PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI DELL’IRLANDA