Ziele:

Dokument- und Content-Management (auf English, Document and Content Management) umfasst die Kontrolle der Sammlung, der Bewahrung und des Zugriffs von Daten und Informationen, die außerhalb relationaler Datenbank gespeichert sind. Die Aufgabe besteh darin, die Integrität von Dokumenten und anderen unstrukturierten oder halbstrukturierten Informationen zu bewahren und gleichzeitig den Zugriff auf sie zu ermöglichen, was einer Reihe von Datenmanagementaktitäten im Zusammenhang mit relationalen Datenbanken ähnelt. Dies hat jedoch auch strategische Zielvorstellungen: Es gibt nämlich viele Organisationen, deren unstruckturierten Daten einen direkten Zusammenhang mit strukturierten Daten haben. Die Entscheidungen über die Verwaltung dieser Inhalte sollten daher zusammenhängend getroffen werden. Darüber hinaus wird von unstrukturierten Dokumenten und Inhalten ebenso wie von anderen Datentypen eine hohe Qualität und Sicherheit erwartet. Die Gewährleistung von Sicherheit und Qualität erfordert Kontrolle, eine zuverlässige Architektur und ein gutes Metadatenmanagement.

Von unserem Team durchgeführte Aktivitäten:

Planung des Lebenszyklusmanagements

Zu den Aktivitäten des Dokumentenmanagements gehört die Planung des Lebenszyklus eines Dokuments, von der Erstellung oder dem Erhalt, über die Verteilung, die Speicherung, die Wiederherstellung und die eventuelle Vernichtung. Die Planung umfasst die Entwicklung eines Klassifizierungs-/Indexierungssystems und von Taxonomien, die die Aufbewahrung und Wiederherstellung von Dokumenten ermöglichen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist es, dass die Planung des Lebenszyklus die Erstellung spezifischer Richtlinien für Verbunde erfordert.

Lebenszyklus-Management

• Aufnahme von Inhalten und Verbunde: Die Aufnahme von Inhalten ist der erste Schritt zur Verwaltung dieser Inhalte. Elektronische Inhalte sind häufig in einem Format, das sich für die Speicherung in digitalen Speicher eignet. Um das Risiko zu verringern, dass Verbunde verloren gehen oder beschädigt werden, sollten Papierinhalte gescannt und in das System des Unternehmens hochgeladen, indiziert und in Speichern archiviert werden. Wenn Inhalte gescannt werden, sollten sie mit geeigneten Metadaten versehen werden, z.B. mit einem Dokument- oder Bildidentifikator, Datum und Uhrzeit des Scannens, Titel und Autor. Metadaten sind für das Auffinden von Informationen sowie für das Verständnis des Inhaltsumfangs erforderlich. Automatisierte Arbeitsabläufe und Erkennungstechnologien können den Erfassungs- und Einfügeprozess durch die Erstellung von Prüfpfaden unterstützen.
• Versionsverwaltung und Kontrolle: Die ANSI-Norm 859 sieht drei Stufen der Datenkontrolle vor, die sich nach der Kritikalität der Daten und dem wahrgenommenen Schaden richten, der entstehen würde, wenn die Daten beschädigt würden oder nicht verfügbar wären: formale, Prüfungs- und Verwahrungskontrolle:
  • Die formale Kontrolle erfordert eine formale Initialisierung der Änderung durch eine Folgenabschätzung, Entscheidungen der Änderungsbehörde und eine vollständige Bewertung des Status der Implementierung und Validierung für die Beteiligten.
  • Die Prüfungskontrolle ist weniger formell. Sie informiert die Beteiligten und aktualisiert die Versionen, wenn eine Änderung erforderlich ist.
  • Die Verwahrungskontrolle ist am wenigsten formell und erfordert eine sichere Speicher- und Wiederherstellungsmethode.
• Datensicherung und Wiederherstellung: Das System zur Vewaltung von Dokumenten/Verbunde muss in die allgemeinen Geschäftsaktivitäten zur Sicherung und Wiederherstellung einbezogen werden, einschließlich der Planung der Geschäftskontinuität und der Wiederherstellung im Falle der Nichtverfügbarkeit von Daten. Ein Programm von wichtigen Verbunden ermöglicht dem Unternehmen den Zugang zu Verbunden, die für die Fortführung seiner Aktivitäten auch im Falle einer Katastrophe erforderlich sind, und ermöglicht die Rückkehr zu normalen Aktivitäten nach der Katastrophe. Wichtige Verbunde müssen identifiziert und Pläne für ihren Schutz und ihre Wiederherstellung müssen entwickelt und umgesetzt werden.
• Speicherungs- und Vernichtungsmanagement: Eine wirksame Verwaltung von Dokumenten/Verbunden erfordert kalre Richtilinien und Verfahren, insbesondere in Bezug auf die Speicherung und Vernichtung von Dokumente. In einer Richtilinie über die Speicherung und Vernichtung wird festlegt, wann die Dokumenten mit betrieblichem, rechtlichem, steuerlichem oder historischem Wert verwaltet werden sollten. Sie legt fest, wann inkative Dokumente an sekundäre Speicherungseinrichtungen, wie z. B. externe Speicher, übergeben werden können. In der Richtlinie werden auch die einzuhaltenden Verfahren sowie die Methoden und Fristen für die Vernichtung von Dokumenten festgelegt.
• Audit von Dokumenten/Verbunde: Das Dokument- und Content-Management erfordert regelmäßige Prüfungen, um sicherzustellen, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen personen weitergeleitet werden, um Entscheidungen zu treffen oder betriebliche Aktivitäten durchzuführen.

Veröffentlichung und Verbreitung von Inhalten

• Zugang, Suche und Weiterhaltung: Sobald die Inhalte durch Metadaten/Schlüsselwörter beschrieben und innerhalb der entsprechenden Informationsarchitektur klassifiziert wurden, stehen sie für die Suche und Nutzung zur Verfügung. Portale, die Erhaltung von Benutzerprofilen ermöglichen, können Benutzern helfen, unstrukturierte Dateien zu finden. Suchmachinen können Material auf der Grundlage von Schlüsselwörtern wiedererhalten. Einige Organisationen verwenden interne Suchmachinen, über die die Mitarbeiter Informationen wiedererhalten können.
• Zulieferung über geeignete Kanäle: Die Erwartungen an die Zulieferung (delivery) haben sich geändert, da die Nutzer von Inhalten nun verlangen, dass sie die Inhalte von einem Gerät ihrer Wahl aus konsumieren und nutzen können. Es besteht die Gefahr, dass geänderte Inhalte in ihrem ursprünglichen Format wiederhergestellt werden müssen.