Das IDPC hat eine Reihe von FAQs zur Verwaltung von Mitarbeiter-E-Mail-Konten veröffentlicht, sobald ein Mitarbeiter ein Unternehmen verlässt. In diesem Fall stellen sich häufig Fragen zur angemessenen Verwaltung des geschäftlichen E-Mail-Kontos. Arbeitgeber haben zwar ein berechtigtes Interesse daran, die Geschäftskontinuität nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters aufrechtzuerhalten, doch müssen die betrieblichen Belange des Arbeitgebers mit den Datenschutzrechten der ausscheidenden Mitarbeiter und aller anderen Beteiligten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 abgewogen werden. Dazu gehört der angemessene und transparente Umgang mit geschäftlichen E-Mail-Konten sowie die Wahrung der Vertraulichkeit der auf dem Konto gespeicherten persönlichen Korrespondenz.
Die FAQs bieten praktische und hilfreiche Hinweise, wie Arbeitgeber diese Situationen verordnungskonform meistern können. Sie ermutigen Arbeitgeber insbesondere zu einem proaktiven, strukturierten Umgang mit den E-Mail-Konten ihrer Mitarbeiter – sowohl während des Arbeitsverhältnisses als auch nach deren Ausscheiden. Sie beantworten wichtige Fragen zu gängigen Praktiken wie der automatischen Weiterleitung und automatischen Antwortnachrichten.
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