Lorsque nous enquêtons sur des plaintes, nous rencontrons parfois des organismes qui ne veulent pas participer à notre processus. Étant donné la nature d’une « plainte », il y a souvent une relation compliquée entre nos plaignants et les intimés. Notre objectif est d’agir à titre de tierce partie neutre pour tenter de régler les plaintes et d’aider les organismes à respecter leurs obligations en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Souvent, nous le faisons en parlant avec le répondant au téléphone, mais parfois cela prend un peu plus. Nous avons récemment fait enquête sur une plainte auprès d’un intimé récalcitrant, lorsqu’une visite régionale effectuée à temps par le commissaire a aidé l’intimé à comprendre ses obligations en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Processus d’enquête
Lorsque nous enquêtons sur une plainte, nous en informons le répondant au début du processus. Dans nos avis, nous exposons les faits de la plainte tels que nous les comprenons et demandons au défendeur de nous fournir des renseignements pour faciliter notre enquête. Dans le cas d’une plainte fondée sur le principe 6 de l’accès, nous demandons une copie des renseignements personnels que l’organisation intimée souhaite refuser de communiquer à la personne et des motifs de refus sur lesquels elle s’appuie.
Lorsque nous demandons des renseignements, nous émettons une demande en vertu de l’article 91 de la Loi exigeant que le défendeur nous les fournisse. Nous ne pouvons pas enquêter sur une plainte sans qu’une organisation répondante nous fournisse les informations requises.
Pour que nous puissions nous faire une opinion indépendante sur le bien-fondé de la décision d’une organisation de ne pas divulguer l’information, nous devons être en mesure de voir l’information non expurgée et le raisonnement de l’organisation. Ce n’est qu’à ce moment-là que nous pourrons appliquer les critères juridiques.
Nous ne fournissons pas au plaignant une copie des informations que l’organisation nous a fournies, même si nous sommes d’avis qu’il n’y a pas de base appropriée pour retenir ces informations. L’article 116 de la Loi sur la protection des renseignements personnels nous oblige à garder confidentiels tous les renseignements que nous recevons. Au lieu de cela, nous écrivons à l’organisation pour lui faire part de notre point de vue et lui suggérons de fournir l’information directement au plaignant.
Ce que nous avons fait
Lors de la récente enquête, une personne avait demandé l’accès à ses renseignements personnels détenus par une organisation et n’avait reçu aucune réponse. Nous avons notifié la plainte, émettant notre demande légale pour que l’organisation nous fournisse une copie des informations qu’elle souhaitait retenir.
L’organisation a refusé de nous fournir, ainsi qu’au plaignant, les informations demandées, ce qui a retardé notre enquête.
Nous avons répondu à l’organisation en expliquant la demande statutaire et les obligations légales qui en découlent. Nous les avons fait passer par le processus d’enquête que j’ai décrit plus haut. Nous les avons invités à nous appeler pour discuter de leurs préoccupations.
Suite à une autre réponse négative de l’organisation, nous avons émis notre avis préliminaire sur la plainte. En vertu de l’article 66 de la Loi, le défaut de répondre à une demande de renseignements dans le délai pertinent constitue une « atteinte présumée » à la vie privée d’une personne. Comme l’organisation n’avait pas répondu à la demande, il y a eu atteinte à la vie privée du plaignant.
C’est aussi une infraction de ne pas se conformer à une exigence légale en vertu de la Loi (comme nos exigences statutaires), ou d’entraver ou d’entraver le commissaire dans l’exercice de ses pouvoirs (comme nos enquêtes).
Visite régionale
Tout au long de l’année, le commissaire à la protection de la vie privée effectue des visites régionales dans certaines régions de la Nouvelle-Zélande. C’est l’occasion de sensibiliser les individus et les organisations à la vie privée.
Pendant que nous attendions une réponse à notre opinion préliminaire, un membre de l’équipe d’enquête a eu l’occasion d’accompagner le commissaire à l’une de ces visites régionales, dans la ville même où se trouvait notre intimé récalcitrant.
Nous avons sauté sur l’occasion et l’organisation a accepté de rencontrer l’enquêteur et le commissaire pour discuter de la plainte.
Au cours de la visite, nous avons pu écouter les préoccupations de l’organisation concernant la plainte et mieux comprendre les circonstances.
Dans cette affaire, le plaignant avait commis des crimes contre l’organisation, créant une relation tumultueuse impliquant la police et des poursuites judiciaires. La notification d’une plainte en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels était la cerise sur le gâteau dans une situation déjà compliquée.
Nous avons expliqué leurs obligations en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et la façon dont elles s’appliquaient, peu importe les antécédents du plaignant. Même si la personne qui demande des renseignements a commis des actes criminels, elle a toujours le droit d’avoir accès à ses renseignements. Leurs actions antérieures ne sont pas pertinentes pour notre enquête.
L’organisation nous a montré quels renseignements elle détenait sur le plaignant et a accepté de le lui communiquer. Elle l’a fait par courriel le même jour.
Laissez-nous vous aider à vous aider vous-même
Nous comprenons qu’il y a souvent une histoire tumultueuse derrière une plainte en matière de protection de la vie privée qui va au-delà de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cela peut parfois rendre difficile pour un répondant de vouloir s’engager dans notre processus de plainte.
Si vous n’êtes jamais sûr de ce dont nous avons besoin, pourquoi nous en avons besoin, ou ce qui va lui arriver, s’il vous plaît appelez-nous! Nous serons heureux de répondre à vos questions et de répondre à vos préoccupations.
Nous voulons que le processus de plainte soit aussi simple et facile pour toutes les parties concernées, nous avons juste besoin que les parties soient disposées à participer à notre processus.