Attività svolte dal nostro Team:

Pianificazione della Gestione del Ciclo di Vita

Le attività di gestione dei documenti comprendono la pianificazione del ciclo di vita di un documento, dalla sua creazione o ricezione, passando per la sua distribuzione, archiviazione, recupero e l’eventuale distruzione. La pianificazione include lo sviluppo di un sistema di classificazione/indicizzazione e di tassonomie che permettano la conservazione ed il recupero dei documenti. Altro aspetto importante, la pianificazione del ciclo di vita richiede la creazione di politiche specifiche per i record.

Gestione del Ciclo di Vita

• Acquisizione di Contenuti e Record: L’acquisizione di contenuti è il primo passo per poterli gestire. I contenuti elettronici si trovano spesso in un formato adatto alla conservazione in depositi digitali. Per ridurre il rischio di perdita o danneggiamento dei record, i contenuti cartacei devono essere scannerizzati e caricati nel sistema aziendale, indicizzati ed archiviati nei repository. Quando il contenuto viene acquisito, sarebbe da etichettare con Metadati appropriati, come ad esempio un identificativo di documento o immagine, la data e l’ora di acquisizione, il titolo e l’autore. I Metadati risultano necessari per il recupero delle informazioni, oltre che per permettere la comprensione dell’ambito del contenuto. Workflow automatizzati e tecnologie di riconoscimento possono aiutare il processo di acquisizione ed inserimento, fornendo percorsi di verifica.
• Gestione delle Versioni e Controllo: Lo Standard ANSI 859 possiede tre livelli di controllo dei dati, basati sulla criticità dei dati e sul danno percepito che si avrebbe se questi venissero corrotti o non risultassero disponibili: formale, di revisione e di custodia:
  • Il controllo formale richiede un’inizializzazione di cambiamento formale, tramite una valutazione d’impatto, scelte provenienti dalla change authority, e una valutazione completa sullo status dell’implementazione e validazione per gli stakeholder.
  • Il controllo di revisione è meno formale, notifica gli stakeholder ed aggiorna le versioni quando risulta necessario un cambiamento.
  • Il controllo di custodia è il meno formale, richiede semplicemente un salvataggio sicuro ed una metodologia di recupero.
• Backup e Recupero: Il sistema di gestione dei documenti / record deve essere incluso nelle attività aziendali generali di backup e recupero, includendo la pianificazione di una business continuity e recupero in caso di indisponibilità dei dati. Un programma di record vitali consente all’azienda l’accesso a record necessari per la continuazione delle proprie attività anche in caso di disastro, e permette di ritornare alle attività normali dopo quest’ultimo. I record vitali devono essere identificati, e devono essere sviluppati e implementati piani per la loro protezione e recupero.
• Gestione della Conservazione e dello Smaltimento: Una gestione efficace dei documenti / record richiede policy e procedure chiare, specialmente riguardo alla conservazione e allo smaltimento dei documenti. Una policy di conservazione e smaltimento definisce le tempistiche in base alle quali i documenti con valore operativo, legale, fiscale o storico devono essere gestiti. Essa definisce quando documenti inattivi possano essere trasferiti in strutture di archiviazione secondarie, come la conservazione off-site. La policy inoltre specifica i processi da osservare, e i metodi e le tempistiche per lo smaltimento dei documenti.
• Audit di Documenti / Record: La gestione di documenti / record richiede alcune verifiche periodiche per assicurarsi che le giuste informazioni arrivino alle giuste persone nel giusto momento per le attività decisionali o operative.

Pubblicare e Trasmettere i Contenuti

• Fornire Accesso, Ricerca e Recupero: Una volta che il contenuto è stato descritto da Metadati / parole chiave che lo etichettino e lo classifichino all’interno dell’architettura di informazione appropriata, è disponibile per la ricerca e l’utilizzo. Portali che consentono il mantenimento di profili utente possono essere d’aiuto a questi ultimi per trovare file non strutturati. I motori di ricerca possono recuperare materiale basandosi su parole chiave; alcune organizzazioni utilizzano motori di ricerca interni per far recuperare le informazioni ai dipendenti.
• Trasmettere tramite Canali appropriati: Siamo di fronte ad un cambiamento nelle aspettative di trasmissione (delivery) in quanto gli utenti dei contenuti oggi esigono di poter consumare ed utilizzare i contenuti da un dispositivo di loro scelta. Vi è il rischio che ogni contenuto modificato debba essere riportato al suo formato originale.