Ya hemos explicado cómo el procesamiento de datos necesario puede proteger la privacidad de los propietarios de apartamentos y al mismo tiempo garantizar una gestión eficiente de la casa y la realización de los intereses comunes de los propietarios. Los legisladores han decidido, de acuerdo con los tiempos actuales, que los asuntos internos de los edificios de viviendas deben gestionarse electrónicamente en el Building Information System (BIS). El sistema también brinda a los propietarios de apartamentos la oportunidad de tomar decisiones y convocar juntas generales. Durante la inspección recibimos preguntas tanto de los propietarios como de los administradores sobre el procesamiento de dichos datos. Es decir, si la cantidad de datos procesados en el sistema es proporcionada y permisible; ¿Puede la gente estar segura de que sus datos están seguros en este sistema?
Al evaluar cualquier procesamiento de datos, como es habitual, es necesario tener en cuenta si tiene una base legal y respeta los principios básicos del procesamiento de datos; por ejemplo, los datos se procesan solo para un propósito específico y solo en la medida necesaria.
BIS prevé el procesamiento de datos personales relacionados con la gestión de la propiedad compartida en la Ley de Propiedad Residencial y la Ley de Gestión de Edificios Residenciales. Por tanto, dicho tratamiento de datos está justificado por la normativa. Asimismo, el funcionamiento del BIS, su contenido y la adquisición y distribución de la información incluida en el mismo se regulan por el Reglamento del Consejo de Ministros.
Si la ley exige el procesamiento de datos personales, aquellos a quienes se aplica deben cumplir con la ley. Hay que tener en cuenta que el legislador puede permitir el tratamiento de datos determinándolo en actos reglamentarios, sólo si ha llegado a la conclusión de que es proporcionado, teniendo en cuenta los objetivos y las posibles consecuencias.
Así, el legislador ha determinado la cantidad de documentos que deben incluirse en el expediente de origen y, por tanto, también en el BIS. También se estipula que los datos identificativos de los propietarios de los apartamentos – nombre, apellidos, número de identificación personal – así como los datos sobre la dirección del apartamento, supuestas partes y número catastral, que son necesarios para la toma de decisiones de la comunidad de apartamentos. propietarios, se proporcionan al BIS de forma gratuita, utilizando los sistemas de información estatales.
Por otro lado, en algunos casos, se prevé que los propios propietarios puedan introducir sus datos de contacto en el BIS o pedírselo al gestor. Esto es necesario para garantizar una comunicación eficaz sobre cuestiones de gobernanza.
Para garantizar la protección de los datos personales, el procesamiento de datos realizado en los sistemas de información estatales está sujeto a los mismos requisitos estrictos que el procesamiento de datos realizado por particulares. Esto significa que los mantenedores del sistema deben implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar que estos datos estén seguros.
Por ejemplo, el funcionamiento del sistema debe diseñarse de tal manera que los datos procesados en él estén disponibles sólo para un círculo limitado de personas que tienen derecho a familiarizarse con la información relevante. Es decir, el archivo de la casa y los datos personales contenidos en él sólo pueden ser accesibles a los copropietarios de la casa respectiva o a sus personas autorizadas, mientras que los datos personales individuales de los propietarios sólo pueden ser accesibles al administrador.
Asimismo, los requisitos para la seguridad de los sistemas de información establecidos en las leyes reguladoras de ciberseguridad también son aplicables al mantenimiento de dichos sistemas con el fin de proteger su funcionamiento y la información procesada en ellos.
Al mismo tiempo, cualquier usuario del sistema debe recordar que los documentos, incluidos los datos personales incluidos en ellos, a los que se concede acceso, sólo pueden utilizarse para un fin específico: la realización de sus intereses como copropietario!
https://www.dvi.gov.lv/lv/jaunums/dviskaidro-vai-dzivoklu-ipasnieku-dati-bis-ir-drosiba