Durante las operaciones de supervisión, la inspección constató, en el primer semestre del año 2020, las deficiencias en la puesta a disposición de la información pública o la protección de la información privada en 6 registros de documentos de la administración local, que interpusieron acciones para la eliminación de deficiencias.
Los metadatos se rellenan incorrectamente en los errores principales al mantener el registro de documentos. Por lo tanto, no es comprensible si los documentos son digitales, restringidos o por lo que no se permite el acceso a la información. Por ejemplo, las licitaciones de contratación pública se registran por un período de cinco años, pero, además de la terminación del procedimiento de contratación, generalmente es información pública cuando no contiene secretos comerciales, interferencias del sector privado u otra información restringida.
Las autoridades tampoco permiten a menudo el acceso a documentos o correos electrónicos para los que no se ha impuesto ninguna restricción de acceso. El límite se ha dejado indiscutible, pero el documento es técnicamente inalcanzable. También ha habido deficiencias en el registro de cartas de otras instituciones en el registro de documentos como remitente de la carta como carta de un particular e imponiendo una restricción de acceso a la protección de la vida privada.
La inspección también ha identificado muchas veces que los nombres de las personas físicas se han registrado como datos en el registro de documentos, o si los contactos de la persona no cubierta por la respuesta a la persona física se observan en la respuesta de la Autoridad. Esto significa que si Mari Maasikas recurre al municipio rural, por ejemplo, para recibir un plan de almacenamiento de carreteras, el registro de la carta a la vista pública a menudo es engañoso, o el nombre y los datos de contacto no se respetan en su carta al responder al mensaje.
Bajo investigación
En el primer semestre del año, la Inspección abordó las deficiencias en los registros de personas en los municipios de Tartu, Otepa, Járva y Valga y el gobierno de la ciudad de Narva y las agencias de la ciudad de Tallin. La investigación también fue re-introducida por el sistema de educación e investigación EKIS, que es utilizado por cientos de instituciones educativas como software de gestión de documentos. También se puso en marcha la gestión del Centro de Inversiones en Defensa para crear un registro de documentos que faltaba.
Los requisitos para el mantenimiento del Registro de documentos son proporcionados por la Ley de Información Pública y el propósito de mantenerlo es garantizar el público y el acceso a la información pública de las actividades de la Agencia. Dado que el registro de documentos puede considerarse como parte del sitio web de la agencia, debe tomarse en serio porque depende únicamente de la reputación de la propia institución, pero de la credibilidad del país en su conjunto.
En 2019 se produjeron una serie de filtraciones de datos, en las que los registros de documentos se volvieron sensibles al público y han restringido el acceso a la privacy de muchas personas. La mayoría de las veces, por desgracia, hubo un error humano que se puede evitar aumentando la competencia de los empleados y ocasionalmente examinando su registro de documentos.
La inspección comenzó un total de 2020. El primer semestre del año 17 procedimientos de supervisión de propia iniciativa.